Trabajar bien, Agile

La gran mayoría de las cosas que haces a lo largo de un día, no las estás pensando. Esto significa que tu cerebro está ejecutando un montón de hábitos. Acciones que se han convertido en automatismos, rutinas que liberan todo espacio de incertidumbre y toma de decisiones.

Cada día, mientras trabajas, te sentirás más cómodo y confiado realizando aquellas rutinas. Hasta aquí, todo bien.

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El cómo y el porqué

El esperado momento en el que tu cerebro se resiste. ¿Cómo estoy haciendo esta tarea? y, ¿por qué la estoy haciendo?, son dos preguntas clave.

En esta story quiero compartir mi experiencia a lo largo de los años, evaluando rutinas, hábitos y comportamientos muy extendidos, que vengo observando en mis entornos de trabajo.

A día de hoy, considero que he aprendido (gracias a innumerables “errores”) a trabajar de forma más productiva, saludable y a ganar más confianza sobre las rutinas que sigo al trabajar. En definitiva, ahora puedo tomar mejores decisiones en mi entorno de trabajo, porque tengo más información sobre la balanza.

He creado una lista con todos los malos hábitos, y comportamientos que hacen que un entorno de trabajo sea: un caos.

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La lista del: ¿Cómo trabajar mal?

• No existe una buena comunicación. Para mí, la comunicación es el eje de cualquier proyecto. ¿Alguna vez has visto a dos personas trabajando en la misma tarea, duplicándola, sin saberlo? por increíble que parezca, es algo habitual. A veces una persona está bloqueada, y alguien del equipo tiene la capacidad de desbloquearle, pero no trabajan con transparencia. Sos entornos opacos, equipos que actúan como islas.
• La incertidumbre y las fugas de información. No es necesario que todo el equipo conozca cada detalle, el feedback del cliente, o los cambios sobre el proyecto en todo momento. Pero las personas implicadas, deberían poder acceder a una wiki o un punto de información, para saber: el feedback obtenido, estado en el que se encuentra, y personas que están trabajando en él actualmente, como mínimo. De lo contrario, el equipo se sentirá aislado del proyecto, y será mas difícil que lleguen a motivarse.
• El ritmo no para, ni siquiera para ver qué estamos haciendo.¿Recuerdas aquellos exámenes en los que dabas la vuelta al folio y empezabas a escribir sin sentido?, como si tuvieras que llegar a un mínimo de palabras o algo así. Trabajando sucede lo mismo, sentimos que tenemos que movernos muy rápido y hacer cosas todo el tiempo, que no parezca que estamos descansando. Lo malo de no parar, — a parte de que no estás parando — es que vas “haciendo lo que puedas”, esto es fatal. No hay espacio para formarte en lo que haces, para preguntarte ¿qué estoy haciendo?, ¿es necesario?, ¿existe otra manera?. Porque en realidad, hacemos muchas tareas que no sirven para nada. Y esto sucede por dos razones: a priori es más cómodo. La dinámica de trabajo es lineal, no dedicamos tiempo a parar y analizar.
• Reuniones sin sentido. Muy relacionado con el punto anterior. Existe una sensación universal de pereza frente a las reuniones largas e improductivas, muchos opinan que la mayoría de reuniones no deberían superar los 30 min, que las personas convocadas deberían ser sólo: aquellas personas clave. Pero lo más lógico sería pensar que la reunión más breve es aquella que no llega a realizarse. ¿Cómo planificar reuniones productivas? lo primero es tener claro el objetivo de la reunión. Todas las reuniones sirven para lo mismo, trasladar una información clave de unas personas a otras. Ahora bien, ¿qué información necesitas?, y ¿cuál es el contexto/problema qué está alrededor de la información?, en muchas ocasiones, con una llamada o un mail sería suficiente. Pero cuando sea necesario crear una reunión, el detalle debe contener: contexto (es algo que casi nadie contempla), objetivos de la reunión y tiempo máximo. Es importante no sobrepasar el tiempo. Este patrón sirve para el 99% de las reuniones a las que vamos a asistir, el 1% restante son aquellas reuniones más sociables, también necesarias, en las que tomas un café con alguien, y sólo tenéis que conoceros.
• 2 Horas al día mandando mails. Durante las últimas décadas hemos romantizado el arte de escribir un mail, y ahora somos víctimas del asunto, el cuerpo y la firma. Ya sea por el uso de un complejo protocolo, o porque estamos mareando la perdiz, no es productivo mandar mails sin sentido. Seguro que has recibido un mail importante del cuál no has entendido nada, es algo habitual. En un mail hay que dejar claro la respuesta qué necesitas, no pierdas el tiempo con la introducción o la despedida, utiliza plantillas y se claro.
• Exceso de planificación. En ocasiones en las que todo va mal, nadie sabe qué tiene que hacer o cómo, solemos entrar en una fase de exceso de planificación, estimamos a destajo y creamos un plan rígido e inamovible, lo hacemos en un tiempo record. Esta planificación tan completa, con tanto detalle probablemente no llegue a cumplirse ni al 5%. Provocando una gran e inevitable frustración. Otras veces, nos encontramos desde el inicio un pliego extenso, un plan que contempla cada pixel, cada tarea. De nuevo un plan rígido, que nadie seguirá. Planificar en exceso proporciona un alivio inmediato, una sensación de control. Pero en ningún caso esto significa que tengamos el pleno control sobre un proyecto. Siempre existirán factores e imprevistos, no tenemos el control total sobre nada, y no es algo malo, es nuestra realidad. Al planificar con detalle debemos hacerlo sobre un corto plazo de tiempo, podemos marcar unos hitos, objetivos muy poco concretos en vista a futuro, estos objetivos no está escritos sobre piedra, se podrán cambiar, y será lo correcto.
• Estimaciones unicornio. Estimar es un compromiso para la persona que realiza la tarea. Se compromete a cumplir un plazo. A veces es algo simple, porque tiene el conocimiento para realizarla y la definición necesaria. Pero en muchas ocasiones esto no se cumple, el equipo estima sin conocer la tecnología, sin que el cliente o el responsable hayan definido la tarea. En este escenario, nos encontramos ante una estimación unicornio. No es realista, vamos sin frenos por la autopista. En estas ocasiones, lo mejor es levantar la mano y comunicar aquello que se necesita.
• Todas mis tareas tienen la misma prioridad. No se puede estar en dos sitios al mismo tiempo. Hace falta priorizar. En realidad, priorizar es decir no, para poder decir sí. Existen personas incapaces de decir no a un proyecto, o a una tarea. Que se encuentran frente a un tablero lleno de tareas en rojo. De nuevo, este comportamiento es una ilusión. Siempre se puede priorizar. Estimar y priorizar es un ejercicio que cuanto más se repite, mejor se hace.
• No existen fechas. O las que existen son inalcanzables. Una tarea dura el tiempo que se estima. Si no existe una fecha límite, no tiene porque acabar. Pero para nosotros, un proyecto siempre termina. No podemos mantener de forma indefinida la ilusión, es muy cansado permanecer en un estado de actividad continuo.

En conclusión

Cada punto de mi lista ¿Cómo trabajar mal? está en guerra con los valores del manifiesto Agile. Al comenzar mi formación y experiencia en entornos Agile, para mí todo cambio.

En las entrevistas de trabajo o reuniones para colaboraciones, hablar sobre metodologías se convirtió en un punto obligatorio. Un requisito para mí, una filosofía que se extiende a otras áreas de mi vida.

En esta story quería poner el foco sobre mi experiencia personal, si has llegado hasta aquí, agradecer tu tiempo.

Es bueno terminar con una cita, siendo Agile una filosofía basada en principios, que pone énfasis sobre la flexibilidad y la adaptación al cambio. No se me ocurre nada más adecuado que citar:

Éstos son mis principios, y sino le gustan, tengo otros.

Groucho Marx